メールの署名って設定しといた方が良いの？
誰か教えて!!
そんなお悩みにお応えする為、
メール署名が必要な理由と
メール署名の書き方から設定方法までご紹介します。
個人事業主であっても
メールの署名はある方が良いです。
メール受信者に自分の基本情報を伝えるだけでは無く、
新商品やイベントなどの情報を伝えることができます。
仕事でメールのやり取りがある場合には
署名もこだわって設定していきましょう!!
本記事の信頼性
少し紹介させて下さい。
この記事を書いている
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本記事の内容
①メール署名が必要な理由
②メール署名のレイアウトについて
③メール署名の取扱い注意点
④メール署名のメールソフト設定方法
Contents
個人事業にメール署名が必要か？
メール署名は第2の名刺になります。
メールの送信者の電話番号、
メールアドレスなどの連絡先や、
ホームページアドレスなどの
個人事業を知ってもらう為の情報を
メールに添えることができます。
特に直接会うことができていなくて
名刺を渡せていない方には名刺の代わりになり、
重要な自己PRの手段になります。
また、ビジネスマナーとされている
署名ですので、個人事業を運営されている方は
ぜひメール署名を記載していきましょう。
個人事業主のメール署名のレイアウト
メール署名の内容は名刺に記載したい内容
を書いていくようにしましょう。
そこへ、メール署名特有のデザインを加えたり、
紙の名刺と違いすぐに更新が可能ですので
タイムリーな情報を載せていくようにしていきましょう。
メール署名の基本レイアウト
個人事業主のメール署名の
基本レイアウトは次のような構成にしていきましょう。
①会社名(ロゴなどを入れるとアイキャッチになります)
②担当者名(肩書きがあれば肩書きを添えます)
③住所
④電話番号、FAX番号
⑤メールアドレス
⑥HPやSNSなどのURL
受信者が連絡先をコピーし易いように
改行をしたり、「：」で仕切ったりして
工夫しておくと相手も使用しやすい署名になります。
お知らせ入りメール署名レイアウト
メール署名はいつでも更新が可能な為、
個人事業運営で重要な情報を添えることができます。
新商品の情報付き署名
不在日程の情報付き署名
メール署名 デザインテンプレート
シンプルなデザインから
デザイン性を重視したものまで
記号を使って様々なデザインを作ることができます。
パターンは組み合わせにより無限大ですが、
基本的なパターンをいくつかご紹介しますので
自分に合ったデザインを選択していきましょう。
シンプルなデザイン例
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デザイン性重視例
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メール署名の取扱い注意点
メール署名が作成したら
普段の業務で使用する為に
次のことに注意していきましょう。
①作成した署名は一度自分宛てに送る
作成した署名が問題ないか
一度自分宛てに送付して確認をしておきましょう。
文字化けや誤字脱字がないか確認しておくと確実です。
パソコンとスマホで改行の位置などが異なるので
両方の端末で確認しておくとより良いでしょう。
②情報が変わったら常に更新する
署名に記載する情報は住所や連絡先など
個人事業を運営する上での重要な情報です。
変更があった場合にはすぐに更新するように
注意しておきましょう。
また、変更があった後の一定の期間は
変更があったことを伝える言葉や
文字の色を変えておくと親切です。
変更例
メール署名のメールソフトへの設定方法（outlook 2019）
メールの署名を考えたら、
メール作成毎に署名を書き込んでいると
時間がもったいないですので、
メールソフトで、作成したメールに自動的に署名が
挿入されるように設定しておく必要があります。
ここではOutlook2019での設定方法をご紹介します。
他のメールソフトでも設定は簡単です。
メールソフトには自動で署名を挿入できる
ということを試してみて下さい。
step
1「ファイル」⇒「オプション」クリック
step
２「メール」⇒「署名」クリック
step
３署名内容設定⇒「OK」クリック
①編集する署名の選択
「新規作成」をクリックすることで
署名のパターンをいくつも作成することができます。
②署名の編集
署名の文章を編集します。
ロゴの挿入や文字サイズ、フォントの編集なども可能です。
③既定の署名の選択
新しいメッセージと転送/返信の
右側で①の署名の名前を選択することで
それぞれのメールを作成する際に
自動的に選択した署名が挿入されます。
まとめ：メール署名を設定して個人事業をアピールしていこう!!
個人事業主のメール署名について
ご紹介致しました。
ポイントは次の3つです。
✅メール署名は第2の名刺
✅個人事業運営に必要な情報を記載する
✅署名デザインは自分に合ったものを選ぶ
こだわりのメール署名を設定して
個人事業運営の情報を相手にわかりやすく伝えていきましょう!!
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