個人事業主の相手に伝わるメール署名の書き方【例文・設定方法解説】

個人事業主だけど
メールの署名って設定しといた方が良いの？
誰か教えて!!

そんなお悩みにお応えする為、
メール署名が必要な理由と
メール署名の書き方から設定方法までご紹介します。

個人事業主であっても
メールの署名はある方が良いです。

メール受信者に自分の基本情報を伝えるだけでは無く、
新商品やイベントなどの情報を伝えることができます。

仕事でメールのやり取りがある場合には
署名もこだわって設定していきましょう!!

本記事の信頼性

少し紹介させて下さい。

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本記事の内容
①メール署名が必要な理由
②メール署名のレイアウトについて
③メール署名の取扱い注意点
④メール署名のメールソフト設定方法

個人事業にメール署名が必要か？

メール署名は第2の名刺になります。

メールの送信者の電話番号、
メールアドレスなどの連絡先や、

ホームページアドレスなどの
個人事業を知ってもらう為の情報を
メールに添えることができます。

特に直接会うことができていなくて
名刺を渡せていない方には名刺の代わりになり、
重要な自己PRの手段になります。

また、ビジネスマナーとされている
署名ですので、個人事業を運営されている方は
ぜひメール署名を記載していきましょう。

個人事業主のメール署名のレイアウト

メール署名の内容は名刺に記載したい内容
を書いていくようにしましょう。

そこへ、メール署名特有のデザインを加えたり、

紙の名刺と違いすぐに更新が可能ですので
タイムリーな情報を載せていくようにしていきましょう。

メール署名の基本レイアウト

個人事業主のメール署名の
基本レイアウトは次のような構成にしていきましょう。

①会社名(ロゴなどを入れるとアイキャッチになります)

②担当者名(肩書きがあれば肩書きを添えます)

③住所

④電話番号、FAX番号

⑤メールアドレス

⑥HPやSNSなどのURL

受信者が連絡先をコピーし易いように
改行をしたり、「：」で仕切ったりして
工夫しておくと相手も使用しやすい署名になります。

お知らせ入りメール署名レイアウト

メール署名はいつでも更新が可能な為、
個人事業運営で重要な情報を添えることができます。

新商品の情報付き署名

不在日程の情報付き署名

メール署名 デザインテンプレート

シンプルなデザインから
デザイン性を重視したものまで
記号を使って様々なデザインを作ることができます。

パターンは組み合わせにより無限大ですが、
基本的なパターンをいくつかご紹介しますので
自分に合ったデザインを選択していきましょう。

シンプルなデザイン例

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デザイン性重視例

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メール署名の取扱い注意点

メール署名が作成したら
普段の業務で使用する為に
次のことに注意していきましょう。

①作成した署名は一度自分宛てに送る

作成した署名が問題ないか
一度自分宛てに送付して確認をしておきましょう。

文字化けや誤字脱字がないか確認しておくと確実です。

パソコンとスマホで改行の位置などが異なるので
両方の端末で確認しておくとより良いでしょう。

②情報が変わったら常に更新する

署名に記載する情報は住所や連絡先など
個人事業を運営する上での重要な情報です。

変更があった場合にはすぐに更新するように
注意しておきましょう。

また、変更があった後の一定の期間は
変更があったことを伝える言葉や
文字の色を変えておくと親切です。

変更例

メール署名のメールソフトへの設定方法（outlook 2019）

メールの署名を考えたら、
メール作成毎に署名を書き込んでいると
時間がもったいないですので、

メールソフトで、作成したメールに自動的に署名が
挿入されるように設定しておく必要があります。

ここではOutlook2019での設定方法をご紹介します。
他のメールソフトでも設定は簡単です。

メールソフトには自動で署名を挿入できる
ということを試してみて下さい。

step
1「ファイル」⇒「オプション」クリック

step
２「メール」⇒「署名」クリック

step
３署名内容設定⇒「OK」クリック

①編集する署名の選択

「新規作成」をクリックすることで
署名のパターンをいくつも作成することができます。

②署名の編集

署名の文章を編集します。
ロゴの挿入や文字サイズ、フォントの編集なども可能です。

③既定の署名の選択

新しいメッセージと転送/返信の
右側で①の署名の名前を選択することで

それぞれのメールを作成する際に
自動的に選択した署名が挿入されます。

まとめ：メール署名を設定して個人事業をアピールしていこう!!

個人事業主のメール署名について
ご紹介致しました。

ポイントは次の3つです。
✅メール署名は第2の名刺
✅個人事業運営に必要な情報を記載する
✅署名デザインは自分に合ったものを選ぶ

こだわりのメール署名を設定して
個人事業運営の情報を相手にわかりやすく伝えていきましょう!!

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取得していない方は次の関連記事をぜひご覧ください。