個人事業主運営

個人事業主の覚えておきたい必要な取引書類【取引の流れとあわせて解説】

 

個人事業主として取引先と取引を
していきたいけど、商品を納めたり
代金を請求するために書類はなにを用意すればいいの?

 

そんな疑問にお応えする為、
個人事業主に必要な取引書類についてご紹介します。

 

個人事業主が売上を上げていく為には
モノやサービスの商品をお客様に買ってもらわなければいけません。

商品を買ってもらうということは
お金がかかわるため、取り交わさなければならない
書類があります。

 

取引に必要な書類を理解、準備して
取引先と円滑な業務を推進していきましょう!!

 

本記事の信頼性

少し紹介させて下さい。

この記事を書いている
私はSyounosuke(@syounosukeblog)です。

 

2020年末に脱サラしてから
個人事業主として仕事をしています。

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本記事の内容
①個人事業主に必要な取引書類
②取引書類を取り交わす理由
③取引書類の管理ポイント

個人事業主の取引の流れと必要な書類

 

個人事業の仕事の流れに沿って
それぞれのタイミングで必要となってくる書類の説明をしていきます。

 

step
1
見積書

業務を開始する前に見積をとります。

 

商品やサービスを購入したい方が
事前にどれぐらいの予算になるかを
知りたい場合には見積書の発行依頼があります。

見積書には商品の数量や金額を記載します。

 

この時点でお客様は購入を迷っている状態ですので、
できるだけ早く見積書を発行することが大事です。

また、後で金額UPとならないように
確実に内容を確認して提出していきましょう。

 

また、すでに何回も同じ取引があり、
見積書はいらない場合には提出は不要です。

 

見積書の書き方がわからないという方は
下記で詳細をご紹介しています。

個人事業主の仕事を勝とる見積書【見本・無料テンプレート付き】

続きを見る

 

step
2
発注請書

見積の内容で発注書をお客様が発行した場合に
発注請書を発行する必要があります。

 

注文を引き受ける意志を示す書類となりますので、

日付、品物、数量などの取引内容の記載と
取引金額や振り込み方法を記載します。

 

発注者であるお客様が発注請書を作成して
納品者が捺印して返却する場合もありますので、
お互いで話し合って、どのような取り交わしにするかを決めておきましょう。

 

step
3
納品書

業務が完了したタイミングで商品と一緒に
納品書を提出します。

 

納品した商品の内容を記載します。

事前に見積書を渡している場合には
相手は見積通りの商品が届いたか確認ができます。

 

また、受注側が多くの商品を毎日受け取っている場合には
荷ほどきせずに何の商品が届いたか確認をすることができます。

 

いつにどの商品を納品したかを
記録して取り交わしておく書類になりますので、

後のトラブル防止としても発行しておきましょう。

 

納品書を作成されたい方は
下記で詳細をご紹介しています。

初心者でもわかる個人事業主が納品書を発行する理由【発行方法まで解説】

続きを見る

 

 

step
4
請求書

商品代金を請求するための書類になります。

納品した商品の内容と代金、
振込先口座や期限を記載して送付します。

 

納品しても請求書を発行しなければ
得意先の支払い義務は発生しません。

得意先に代金を振り込んでもらうための
重要な書類となりますので、
出し忘れや送付の遅れが無いように注意しましょう。

 

請求書を作成されたい方は
下記で詳細をご紹介しています。

個人事業主も発行が必要な請求書の作り方【見本・無料テンプレート付】

続きを見る

 

step
5
領収書

商品代金を受け取った後に提出する書類になります。

商品代金が支払われたことを証明する書類です。

 

求められたら必ず発行する義務がありますので、
提出できるように常に様式は準備しておきましょう。

 

取引書類は個人事業の取引の証拠になる

 

取引書類を作成、提出しておくことで、
個人事業の取引の証拠になります。

取引の証拠として書類を取り交わして
おかなければならない理由は2つあります。

 

✅トラブル防止の為

お客様から問い合わせがあった際に
商品の内容や金額、振り込み期日や金額など
取引の内容を確認する為に使用します。

 

書類を作成していない、
控えを保存していないとなると
お客様とのトラブルになってしまいますので、
確実に書類を取り交わしをしていきましょう。

 

✅税務調査の為

取引書類は正式名称を「証憑書類」(しょうひょうしょるい)
といって、税務調査の際に提出を求められることがあります。

税務調査の際に証憑書類が足りないと、
架空取引や所得隠しなどを疑われてしまいます。

その為、取引書類は一定期間保管しておかなければなりません。

 

個人事業上の取引書類の管理ポイント

 

トラブルがないように確実に取引書類を管理していきましょう。

取引書類の管理のポイントは2つです。

 

①書類は2部発行して1部管理をする

1部は取引相手に渡して、
もう一部を控えとして管理しておきましょう。

 

②取引時期と内容がわかるように整理しておく

1年毎に各書類のファイルを作成して保存しておきましょう。

書類には連番になるように番号を振って、
番号順のリストをExcelなどで作成しておくと、
後で簡単に探すことができます。

 

③保存期間を守る

見積書、納品書、請求書の保管期間は5年です。

領収書は7年間ですが、
翌々年分の所得が300万円以下のは5年となります。

保存期間についての詳細は
国税庁の「記帳や帳簿等保存・青色申告」から確認ができます。

 

まとめ:取引書類を使用して健全な個人事業を推進しましょう!!

個人事業主の取引書類で健全な事業を

 

個人事業主の取引書類の種類や管理の
ポイントについて紹介させて頂きました。

 

ポイントは次の内容です。

・取引書類は見積書、発注請書、納品書、請求書、領収書
・取引書類を取り交わす理由はトラブル防止と税務調査の為
・管理のポイントは2部作成、整理して保管、保存期間を守る

 

これで個人事業に必要な書類を把握することができました。
取引書類を使用して、お客様とのトラブルのない
健全な個人事業を目指していきましょう!!

 

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