封筒に宛名を書くのって手書きだと大変。
何かいい方法教えて!!
そんなお悩みにお応えする為、
請求書発送の為の封筒の作成方法についてご紹介します。
請求書は紙でなくてPDFなどの電子データで
送付することは法律上問題ありません。
しかし、相手方の請求書の受取都合上
紙の請求書を郵送しないといけない場合がまだ多いです。
また、請求書の送付は重要ですが、
見積書や納品書の送付にも封筒を使用する機会もでてきます。
ここでは、請求書を発行するための封筒の書き方や、
封止の仕方のポイントを抑えて
個人事業の運営に活かしていきましょう!!
すぐにでも封筒印刷の無料テンプレートを
使用されたい場合には下記データを活用ください。
本記事の信頼性
少し紹介させて下さい。
この記事を書いている
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本記事の内容
①請求書とは？
②封筒の種類の選び方
③封筒の書き方(表裏)
④書類の折り方と封筒への入れ方
⑤封筒の作り方(印刷方法)
個人事業主の発行する請求書とは？
請求書とは商品やサービスを納めた相手に
料金を請求する為の書類です。
この書類がないと相手から料金を振込んでもらえない為、
商品の内容や料金、振込先などを明記して提出する
重要な書類となります。
本ブログでは請求書の作り方についても
ご紹介しています。
まだ請求書の作り方が
わからないという方は次をご覧ください。
-
個人事業主も発行が必要な請求書の作り方【見本・無料テンプレート付】
続きを見る
請求書発送の封筒の種類
請求書の作成ができていれば、
封筒を選んで発送する準備をしていきましょう。
請求書用封筒種類①：形・サイズ
まずは請求書を入れる封筒のサイズですが、
一般的には次の２つがあります。
長形3号：A4サイズの紙を3つ折り(235mm×120mm)
長形4号：B5サイズの紙を3つ折り(205mm×90mm)
他にも角形や洋形(横長)などの形がありますが
特にこだわりが無いようであれば長形で問題ありません。
請求書用封筒種類②：色
封筒の色には白や青色、茶封筒などがありますが、
取引書類の場合、特にどの色を使うといったルールはなりません。
また、マナー違反もありませんので、
好みの色を選択していきましょう。
請求書用封筒種類③：その他
その他にも封筒を選ぶ際には
次のポイントに注意しましょう。
✅薄くて中が透けてしまわない封筒を選択
✅窓付きの封筒を使用すれば、封筒の表書きを書かずに済ませることが可能
✅のりやテープがついている封筒だと封止作業が速い
請求書用封筒の書き方(表側)
①郵便番号
送り先の郵便番号を記載します。
記入する枠がない封筒の場合でも右上に記載しましょう。
②住所
郵便番号の下に記載します。
郵便番号で判別可能ですが、
重要な書類の場合は都道府県名から
記載しておくと間違いがないです。
送り先を間違えてしまうと
トラブルや印象を悪くしてしまいますので
注意して記載していきましょう。
③会社・部署・担当
封筒の中央に少し大きな文字で記載しましょう。
宛名が会社や部署名までの
場合には後ろに「御中」を付けましょう。
担当者名まである場合は「様」を使います。
「御中」と「様」は1つの封筒に同時に使うことはありません。
また、担当者まで記載する場合には
会社によって業務依頼者と宛先が
異なる場合がありますので、事前に確認をしておきましょう。
④切手
左上に切手を貼ります。
定形郵便物の場合、
25g以内が82円となります。
シール式のモノを使うと便利です。
⑤添え字
「請求書在中」やその他の書類の場合には
それぞれの書類が入っていることがわかる
文字を添えておきましょう。
添え字を記載しておくことで
封筒の中の書類がなにか一目でわかりますので、
DMなどの中に紛れてしまって処理されないなどの防止になります。
毎回、全て手書きですと大変になってしまいますので、
スタンプを使用したりや印刷をする、
又はすでに添え字が印刷されている封筒を購入すると良いでしょう。
請求書用封筒の書き方(裏側)
①送付日
封筒を送付する日付を左上に記載します。
②③送り主の郵便番号・住所
郵便番号の記入枠がある場合には
枠に合わせて記載します。
枠がなく、封筒の裏側の中央に継ぎ目がない場合には
左下に詰めて、尚且つ会社名などの右側に記載します。
継ぎ目がある場合には
郵便番号と合わせて、継ぎ目の右側に記載します。
④送り主会社名・屋号
左下に詰めて記載します。
右側から会社名、部署、氏名の順に
必要な情報までを記載していきます。
⑤封じ目
最後に封の中央に「〆(しめ)」や「封(ふう)」などの
封じ目を書いていきます。
請求書の折り方と封筒への入れ方のマナー
必ず守らなければならないルールではありませんが、
書類の折り方や封の仕方について知っておくと
受取手の印象もＵＰします。
請求書の折り方
３つ折りの場合には、
相手が開いたときに「御請求書」の文字が
一番に最初に見えるように紙の下側を先に折ってから
上側を折っておきましょう。
封筒への入れ方
封筒を裏返した状態で三つ折りに折った
紙の最後の部分が向かって右側になるように
封筒に入れていきましょう。
この向きに入れておくことで、
相手が封を開けて取り出した際に
書類の表題がすぐに確認できて分かり易いです。
個人事業主の請求書用封筒の作成方法
封筒の用意の仕方は分かったけれど、
実業務でどのように準備していけばわからない方は
次のような手段があります。
ご自身の状況に合わせた費用対効果で
判断されると良いでしょう。
①手書き
アナログな方法ですが、
地道に手書きで書いていきます。
パソコンなどが苦手な方で
件数が少ない場合にはこの方法でも問題ありません。
裏面の記載内容は自分の情報ですので、
「住所印」などを用意しておくと書く手間を省略できます。
②テンプレートで印刷
サイトなどで無料の印刷テンプレートがありますので、
そちらを使用して印刷をする方法です。
無料のテンプレートも多く、
コストを抑えたい個人事業主の方にはおススメです。
本ブログでもExcelの印刷フォーマットを
用意しておりますので、ご活用ください。
③封筒印刷ソフト
ExcelやWordなどのテンプレートだと
複雑でわかりづらいという方には印刷ソフトがおススメです。
コストは掛かってしまいますが、
専門のソフトなので、顧客情報などを登録することで
簡単に印刷することができます。
印刷枚数も自分で決めることができるので、
月に10枚以上100枚以下くらいの印刷をされる方におススメです。
「筆ぐるめストア」は
年賀状作成ソフトとして有名ですが、
封筒の印刷にも機能が充実していて役立ちます。
④印刷会社に依頼
発注までの流れも簡単で、
プロの目で確認してもらえる為、安心です。
月に約100枚以上の印刷となってくると
自分で印刷するだけでも大変ですので、
印刷会社に任せるのが良いでしょう。
但し、コストが掛かってしまうことや、
注文の最低発注数が決められていること、
すぐに商品を入手できないことには注意が必要です。
「封筒印刷製作所」では
業界最安値級、最短翌営業日出荷の特徴があり、
個人事業主の方には小ロット100枚～の注文に対応していただけます。
まとめ：封筒の作成方法を覚えて個人事業主として請求書を発行しよう!!
個人事業主の請求書の封筒作成方法について
紹介させて頂きました。
封筒を作成する上でのポイントは次になります。
✅サイズ、色、テープ有無などに注意して封筒の種類を選択
✅封筒の記載項目、配置に間違いがないようにする
✅封筒の折り方、入れ方に注意
✅封筒印字方法は費用対効果で判断
これらに注意して、毎月の締日が過ぎたらスムーズに
請求書を発行できる準備をしておきましょう!!