領収書ってどうやって作成して発行したらいいの？
誰か教えて!!
そんな疑問にお応えする為、
個人事業主の領収書の発行方法についてご紹介します。
領収書はお客様から求められたら
必ず発行しなければならない書類です。
いざという時に領収書の発行に
もたついていると印象も悪くなってしまいます。
領収書の発行ルール知り、
要望があったらすぐに領収書を発行できるように
準備して、スムーズな個人事業を推進していきましょう!!
本記事の信頼性
少し紹介させて下さい。
この記事を書いている
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領収書以外にもどんな取引書類があるの？
という方は次をご覧ください。
個人事業主の覚えておきたい必要な取引書類【取引の流れとあわせて解説】
すぐにでも無料テンプレートが必要という方は
次からダウンロード、活用下さい。
本記事の内容
①領収書を発行しなければならない理由？
②領収書発行を求められるタイミング
③領収書の書き方・作り方
④領収書発行で気をつけること
個人事業主が領収書を発行する理由
まずは個人事業主がお客様へ
領収書を発行していかなければ
ならない理由ですが、次の３つとなります。
領収書発行理由①：売上・経費の証明
売る側は商品の代金を
確かに受け取ったということで領収書を発行しますので、
代金の受領の履歴を残すことができます。
したがって領収書は2部発行して
控えを保管していくようにしましょう。
また、領収書を受け取るお客様側は
代金を支払った証明となりますので、
お客様が仕事で代金を支払った場合には会計処理に
こちらから発行した領収書が使用されます。
領収書発行理由②：二重請求・過払いの防止
領収書を発行することで代金の授受の
履歴を残すことができますので、
間違って2度請求してしまうことや
支払い側の過払いを防止できます。
特に現金での代金の授受の場合には
領収書が無いと履歴が残らなくなってしまいますので、
トラブル防止の為に領収書を発行しておくと良いでしょう。
領収書発行理由③：内部不正の防止
領収書を受け取る側が従業員の場合
その従業員の会社の話にはなりますが、
社内の不正防止になります。
例えば私的な出費を経費として申請したり、
実際に利用した交通費よりも高い交通費を申請する
不正が無いように会社側は領収書を受け取るように従業員に指示します。
領収書発行を求められるタイミング
それでは実際の業務の中で
領収書の発行をお客様に求められるタイミングは
どのような時でしょうか？
基本は現金が動いたときに、
証明するものがない次の２つのパターンになります。
領収書発行のタイミング①：現金払い
お客様から現金で代金を支払ってもらう場合で、
領収書の発行依頼があれば発行しなければなりません。
これは民法486条で
「弁済をした者は、弁済を受領した者に対して
受取証書の交付を請求することができる。 」
というように金銭を支払った側は金銭を受け取った側に
領収書を発行するように依頼できる権利があるからです。
領収書発行のタイミング②：金融機関での現金振込み
お客様から振込みにて代金を支払ってもらい、
領収書の発行依頼があれば領収書を発行しなければなりません。
しかし、通帳からの振込みの場合、
通帳があれば税務調査の際に税務署から領収書等の提出の指摘はありません。
また、金融機関窓口やＡＴＭからの振り込みであっても
「振込金受取書」があれば領収書の代わりになります。
したがってそのような処理方法があることに
気がついていないお客様がいる場合には
一度お話されていても良いでしょう。
個人事業主の領収書の書き方・作り方
領収書の書き方と作り方を理解しておいて、
提出を求められたらすぐに対応できる準備をしておきましょう。
領収書の書き方のおさえておきたいポイントは
次の8つです。
領収書の書き方
①タイトル
「領収書」または「受取書」でOKです。
②取引先の宛名
宛名が会社や部署名までの
場合には後ろに「御中」を付けましょう。
担当者名まである場合は「様」を使います。
③番号
取引案件ごとに番号をつけます。
保存管理の為に採番してリストにしておきましょう。
自分で番号ルールを決めてしまって構いません。
④取引金額
税込みの相手方に支払って頂いた金額を記載します。
３桁ごとに「,」カンマを付けておきます。
単位は「￥」「円」どちらでも問題ないですが、
「￥」の場合には後ろに「-」、
「円」の場合には「也」をつけるようにしましょう。
改ざん防止の為、金額と記号の間は
間隔を詰めるようにします。
⑤但し書き
「品代」というような抽象的な表現は避けて、
品物の名前を誰でもわかるような表現で記載しましょう。
例えば、本の場合には本のタイトルではなく、
「書籍代として」と記載します。
複数の商品の場合には代表の品物名+他と記載していきましょう。
⑥取引内容
項目、数量、単位、単価、金額を記載します。
数えるのが難しい場合には「1式」と記載します。
※領収書の場合はこの内容は必須ではありません。
詳しい情報を明記したい場合に記載していきましょう。
⑦発行日
代金を支払ってもらった日付を記載します。
税務処理上、発行日の特定が重要ですので、
必ず書きましょう。
⑧受領人
屋号や会社名、住所、連絡先を記載します。
領収書の作り方
領収書は
次のいずれかの方法で作成していきます。
どの方法を選択するかは
費用対効果で判断されると良いかと思います。
✅市販されている用紙を使用する
市販の領収書の用紙を購入して
手書きで記載していく方法です。
パソコンが全く苦手という方や
パソコンの無い環境ですぐに領収書を
作成しないといけない場合には便利です。
１部ずつ発行者の名前や連絡先を
手書きで書くのは大変ですので、
住所印を用意しておいて、押印すると便利です。
✅エクセルやワードを使用して自分で作成する
あらかじめエクセルやワードを使用して
フォーマット(雛形)を作成しておき、
そこに代金を受け取った商品の内容を記載していく方法です。
自分の好きなレイアウトや必要な項目を抽出して
フォーマットを作成することができます。
フォーマットも無料のテンプレートを
ダウンロードできるサイトが多くあるので、
一から作成するのは大変という方は
ベースのフォーマットをダウンロードして
アレンジしていくと良いでしょう。
当ブログでも無料フォーマットを
用意していますので是非ご活用ください。
✅領収書作成ソフトを利用する
専用のソフトをダウンロードして作成する方法です。
フォーマットは決まっていて、
あとは入力するだけなので、領収書のレイアウトに
こだわりがなければ作成スピードも速く、一番便利です。
個人事業主の領収書を発行する際の注意点
領収書の書き方や作り方がわかりましたので、
最後に領収書を発行する際の注意点を覚えておきましょう。
領収書発行ポイント①：収入印紙
領収書には金額が5万円以上の場合、
収入印紙を貼らなければなりません。
但し、下記の条件であれば5万円以上でも印紙は不要です。
・税抜き価格が5万円以下であり、消費税額が明記されている
・クレジットカードでの取引
・ＦＡＸやデータでの取引
また、印紙代は領収書を発行する側が
その税金をすべて負担します。
収入印紙を貼らないと必要な印紙代の
３倍の金額を徴収されてしまいますので注意が必要です。
収入印紙の税額については取引金額によってことなります。
詳しくは下記からご確認下さい。
【参考】国税庁：印紙税額の一覧表
領収書発行ポイント②：印鑑(ハンコ)
領収書への印鑑は必須ではありません。
法律上、下記の内容が記載されていれば問題ありません。
1.書類名
2.宛名
3.取引金額
4.但し書き
5.発行日
6.受取人
しかし、押印することで偽造防止や
取引先の信頼性UPに繋がります。
個人事業主の場合、
屋号印を押印すると良いでしょう。
押印は領収書自体と
収入印紙に割り印の計2箇所にします。
領収書発行ポイント③：クレジットカード払い
お客様からクレジットカード払いで
代金を入金してもらった場合には領収書の発行は必要ありません。
理由は現金のやり取りではありませんし、
クレジットカード会社を介した取引の為です。
但し、必要はありませんが、
実際に依頼があった場合には発行することで
印象はよくなります。
その場合には収入印紙は不要です。
また、但し書きにクレジットカード払いである旨を記載しておきましょう。
領収書発行ポイント④：再発行
領収書の再発行に応える義務はありません。
但し、取引先との関係もあるので
再発行をすること自体に問題はありませんが、
経費の水増しなどに利用されないか注意が必要です。
まとめ：領収書の発行ルールを理解して発行できる準備をしておこう!!
領収書について説明させて頂きました。
個人事業主の領収書発行のポイントは次の内容になります。
・提出を求められたら領収書を発行しなければならない
・現金の支払いがあった時の受取りの証明になる
・必要な項目に注意して自分に合ったフォーマットで領収書を作成する
・収入印紙、印鑑、クレジットカード払い、再発行に注意する
これらのポイントに注意した上で、
領収書の発行を求められたらすぐに提出できる準備をして
スムーズな個人事業を推進していきましょう!!