納品書について誰か教えて!!
そんな疑問にお応えする為、
個人事業主の納品書の発行についてご紹介します。
個人事業主の仕事では
商品やサービスのやり取りが発生します。
帳簿上では商品やサービスを取り交わした日が
重要になってきますが、
納品書はこの取引の履歴を
管理するために重要な書類となります。
納品書を発行する理由から
納品書の発行の仕方を知って
スムーズな業務や会計処理をしていきましょう!!
本記事の信頼性
少し紹介させて下さい。
この記事を書いている
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見積書以外にもどんな取引書類があるの？
という方は次をご覧ください。
個人事業主の覚えておきたい必要な取引書類【取引の流れとあわせて解説】
すぐにでも無料テンプレートが必要という方は
次からダウンロード、活用下さい。
本記事の内容
①納品書とは？
②納品書発行のメリット
③納品書発行の注意点
④納品書の作り方・書き方
納品書とは
お客様から注文を受けた
商品やサービスを納品する際に提出する書類となります。
発行の際には
納める商品の内容や金額の内訳を記載していきます。
個人事業主が納品書を発行する理由(メリット)
納める商品の内容や金額の内訳を記載する書類の為、
納品書の役割は大きく2つあります。
納品した際には口頭ではなく、納品書も合わせて納めることで
お客様の安心や信頼感を得ることができます。
納品書発行理由①：商品を納めたことの証明
会計上はお金が動いた時ではなく、
商品を納品した日が売上日となります。
したがって、
納品書を発行することで
いつだれがどこに納品したかを証明することができます。
納品書発行理由②：請求内容の確認
納めた商品(サービス)に対して
代金を納めてもらう為、後で請求書を発行していく
ことになります。
納品のタイミングで請求する内容を
納品書で確認してもらう目的があります。
見積書を出している場合には
見積内容と変わっていないかお客様が確認します。
もちろん見積内容から追加の項目があれば
納品書に記載して問題ありません。
但し、お客様と認識は合わせた上で
追加していくようにしましょう。
個人事業主の納品書発行のポイント
納品書作成の前に納品書を発行する上で
注意しなければならないことを理解しておきましょう。
納品書の渡し方・送り方
納品した商品を確認してもらい、
間違いなどがあった場合には
すぐに対応することができるため、
納品書は可能であれば、
手渡しで渡すようにしましょう。
手渡しであれば直接お礼をすることもできます。
手渡しが難しいようであれば、
納品書を渡す方法は次の４つがあります。
①郵送する
納品書は「信書」にあたりますので、
紙で送る場合、基本は郵送で送るようにしましょう。
また、各宅配業者では信書宅配を取扱う
業者もありますので、そちらも活用できます。
②荷物と一緒に送付する
信書を取扱っていない宅配便を利用する場合には
納品書を一緒に送ることが禁止されています。
しかし、無封の封筒やクリアファイルに入れた
状態であれば商品と一緒に送ることが可能になります。
③メールで送付する
メールで納品書のデータを送ります。
データ形式は改ざんされないように
PDFに変換して送信するようにしましょう。
④FAXで送付する
急ぎの場合には便利です。
リアルタイムでお互い確認することができます。
いずれもメリットとデメリットがありますので、
事前にお客様にどの方法が良いか確認しておくと良いでしょう。
納品書の印鑑は捺印でOK
納品書への印鑑の押印は義務ではありません。
しかし、押印がされていないと正式な書類か
判断しにくくなってしまいますので、
押印した方が丁寧です。
個人事業主の場合には
屋号の入った角印で捺印すると良いでしょう。
納品書の保管方法
納品書作成時には書類を１部発行します。
(手書きの場合には複写になっています。)
１部はお客様に渡して、
もう1部は控えとして5年間保管しておきます。
5年の期間は税務申告の為に
国税庁のルールで決められています。
請求書や領収書との併用
納品書の発行と合わせて代金請求を
したい場合には「納品書兼請求書」、
納品のタイミングで代金を受け取っている場合には
「納品書兼領収書」と記載された書類を提出して問題ありません。
納品書兼請求書の場合、請求書は代金を
振り込んでもらう重要な書類になるので、
お客様に書類を確実に渡せなければならないことに注意が必要です。
納品書の作り方・書き方
納品書を作る手段と、
納品書に必要な記載項目をご紹介します。
個人事業主の納品書の作り方
納品書は
次のいずれかの方法で作成していきます。
どの方法を選択するかは
費用対効果で判断されると良いかと思います。
✅市販されている用紙を使用する
市販の納品書の用紙を購入して
手書きで記載していく方法です。
パソコンが全く苦手という方や
パソコンの無い環境ですぐに納品書を
作成しないといけない場合にはすぐに作成ができるので便利です。
１部ずつ発行者の名前や連絡先を
手書きで書くのは大変ですので、
住所印を用意しておいて、押印すると便利です。
✅エクセルやワードを使用して自分で作成する
あらかじめエクセルやワードを使用して
フォーマット(雛形)を作成しておき、
そこに納品した内容を記載していく方法です。
自分の好きなレイアウトや必要な項目を抽出して
フォーマットを作成することができます。
フォーマットも無料のテンプレートを
ダウンロードできるサイトが多くあるので、
一から作成するのは大変という方は
ベースのフォーマットをダウンロードして
アレンジしていくと良いでしょう。
当ブログでも無料フォーマットを
用意していますので是非ご活用ください。
✅納品書作成ソフトを利用する
専用のソフトをダウンロードして作成する方法です。
フォーマットは決まっていて、
あとは入力するだけなので、納品書のレイアウトに
こだわりがなければ作成スピードも速く、一番便利です。
他の取引書類も一括で使用ができる為、更に便利ですが、
その分、有料のものがほとんどです。
弥生会計ソフトの会社の
Misoca(みそか)というクラウドサービスが
簡単に書類の作成、送付、管理ができておススメです。
クラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca（みそか）
納品書の見本と書き方
自分で納品書を作成していきたいという方は
以下の７つのポイントを抑えていきましょう。
①タイトル
「納品書」でOKです。
②取引先の宛名
宛名が会社や部署名までの
場合には後ろに「御中」を付けましょう。
担当者名まである場合は「様」を使います。
③番号
取引案件ごとに番号を付けます。
保存管理の為に採番してリストにしておきましょう。
自分で番号ルールを決めてしまって構いません。
④発行日
お客様がいつ納品されたかわかるように
商品を納品した日付を記載します。
配送の場合には出荷をした日または
商品が届いた日を書きますので
事前ににお客様にどちらを記載するか確認しておきましょう。
⑤担当者
屋号や会社名、住所、連絡先、名前を記載します。
⑥取引金額
納品書はあくまで商品(サービス)を納品したことを
証明するものですので、金額の記載は必須ではりません。
金額まで記載があると丁寧ではありますが、
法律上の規制はありません。
また、取引においては金額を記載していない
納品書の提出を求められることもあります。
⑦取引内容
項目、数量、単位、単価、金額を記載します。
数えるのが難しい場合には「1式」と記載します。
見積書を事前に提出している場合には
見積書の内容と差異がないか確認します。
追加の内容等がある場合にはお客様に説明をして
項目を追加していきましょう。
まとめ：納品書で取引履歴を残して個人事業を運営しよう!!
納品書について説明させて頂きました。
個人事業主の納品書発行のポイントは次の内容になります。
・メリットは納品したことの証明と請求額の確認
・送り方、印鑑、保管方法、請求書と領収書の併用に注意する
・自分に合ったフォーマットを用意して納品書を作成する
これらのポイントに注意して
商品の納品を履歴を管理して、帳簿のし易い
スムーズな個人事業を推進していきましょう!!
本ブログでは請求書の作り方も紹介していますので、
ぜひ参考にしてください。
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個人事業主も発行が必要な請求書の作り方【見本・無料テンプレート付】
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