どうやって見積書を書いたらいいの？
そんな疑問にお応えする為、
個人事業主の仕事受注の為に必要な
見積書についてご紹介します。
個人事業主は見積書の提出を求められる
機会が多くあります。
見積依頼があった際にすぐに正確な見積を提出することで、
取引先の信頼を得て仕事に繋げることができます。
見積書の基本的な書き方から
見積書を提出する際に注意しなければならない
ポイントを理解して、取引先から仕事を勝取っていきましょう!!
本記事の信頼性
少し紹介させて下さい。
この記事を書いている
私はSyounosuke(＠syounosukeblog)です。
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見積書以外にもどんな取引書類があるの？
という方は次をご覧ください。
個人事業主の覚えておきたい必要な取引書類【取引の流れとあわせて解説】
すぐにでも無料テンプレートが必要という方は
次からダウンロード、活用下さい。
本記事の内容
①見積書の書き方
②見積書の作り方
③請求書作成のポイント
個人事業主の見積書の書き方
まずは
見積書に記載が必要な項目についてご紹介します。
見積書の書き方に必要なポイントは8カ所
①タイトル
「御見積書」でOKです。
②取引先の宛名
宛名が会社や部署名までの
場合には後ろに「御中」を付けましょう。
担当者名まである場合は「様」を使います。
会社によっては業務依頼者と宛先が
異なる場合がありますので、事前に確認をして
記載していきましょう。
③番号
取引案件ごとに番号を付けます。
保存管理の為に採番してリストにしておきましょう。
自分で番号ルールを決めてしまって構いません。
④発行日/有効期限
発行日を記載します。
申し込みに期限がある場合には有効期限を記載します。
商品の価格は一定ではありません。
有効期限を記載して、認識を合わせておくことで、
トラブル防止になります。
⑤作成者
屋号や会社名、住所、連絡先、名前を記載します。
⑥見積金額
税込みの見積合計金額を記載します。
一目でわかるようにしておくのがポイントです。
３桁ごとに「,」カンマを付けておきます。
単位は「￥」「円」どちらでも問題ないですが、
「￥」の場合には後ろに「-」、
「円」の場合には「也」をつけるようにしましょう。
⑦見積内容
項目、数量、単位、単価、金額を記載します。
数えるのが難しい場合には「1式」と記載します。
⑧備考欄
納期、納入先、手数料の負担、注意事項等の
記載が必要なため、備考欄を設けておきましょう。
特に振込み手数料はどちらが負担するか予め記載しておきましょう。
個人事業主の見積書の作り方
見積書の書き方はわかりましたが、
作り方がわからないという方は
次のいずれかの方法で作成していきます。
✅市販されている用紙を使用する
一番アナログな方法ですが、市販の請求書の用紙を
購入して手書きで記載していく方法です。
パソコンが全く苦手という方はこの方法が良いかと思います。
✅エクセルやワードを使用して自分で作成する
あらかじめエクセルやワードを使用して
フォーマット(雛形)を作成しておき、
そこに見積りの内容を記載していく方法です。
自分の好きなレイアウトや必要な項目を抽出して
フォーマットを作成することができます。
フォーマットも無料のテンプレートを
ダウンロードできるサイトが多くあるので、
一から作成するのは大変という方は
ベースのフォーマットをダウンロードして
アレンジしていくと良いでしょう。
当ブログでも無料フォーマットを
用意していますので是非ご活用ください。
✅見積書作成ソフトを利用する
専用のソフトをダウンロードして作成する方法です。
フォーマットは決まっていて、
あとは入力するだけなので、見積書のレイアウトに
こだわりがなければ一番便利です。
他の取引書類も一括で使用ができる為便利ですが、
その分、有料のものがほとんどです。
弥生会計ソフトの会社の
Misoca(みそか)というクラウドサービスが
簡単に書類の作成、送付、管理ができておススメです。
クラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca（みそか）
個人事業主が見積書を発行するメリット
個人事業を推進していく中で、
見積書の提出には次のようなメリットがあります。
見積書メリット①：不明瞭な金額を明確にできる
請求する料金には商品やサービスの金額だけでなく、
手数料や送料などの金額も含まれます。
その内訳の詳細を発注前に
取引先に認識してもらうことができます。
見積書メリット②：取引内容の情報を共有・記録できる
法律上では見積書を取り交わす必要がありません。
しかし、口約束では後で言った言わない、
こんな金額だとは思わなかったなど、
トラブルに成り兼ねません。
見積書を提出して取引相手と双方の認識を合わせて、
取り交わした内容を記録するようにしましょう。
見積書メリット③：条件の調整や案件獲得につながる
見積書は取引をするか判断する為に
必要な書類となります。
一度見積書を提出することで相手の反応がわかり、
価格を調整するきっかけにもなりますし、
取引先の要望を満足した
見積条件が提示できれば案件の獲得につながります。
個人事業主が見積書作成時に注意しておきたいポイント
見積書作成から発行までに
注意しておきたいポイントをご紹介します。
次のポイントを抑えることで
お客様の信頼や安心に繋がり、契約し易くなります。
見積書ポイント①：取引先にヒアリング
見積書を作成・提出する際に、
自分の判断で見積を提出していくのではなく、
予め取引先の要望をヒアリングしましょう。
必要になってくる作業量や数量を聞いておいたり、
相手方の予算を聞いて対応できる内容を
検討していくことで受注に繋がります。
また、この時に相見積もりを確認しましょう。
相見積もりにかけられている場合には
✅お客様の見積目的を満たした見積書になっているか
✅相見積もりの競争相手は何人いるか
✅競争相手はどこか
を聞き出せるのであれば聞き出して、
お客様の疑問に思っていることを解決していくと
受注の成功率もUPします。
ヒアリングした内容は具体的に
見積書に反映していくようにしましょう。
見積書ポイント②：できるだけ早く提出する。
提出期限を守ることはもちろんですが、
できるだけ早く見積書を提出していきましょう。
お客様の関心が高いうちに早く提出することで
印象UPに繋がります。
また、早めに提出することで、
見積内容の調整にも早くとりかかれたり、
相見積もりの場合、
競争相手の見積が早くて受注を
逃してしまうことを防止できます。
急ぎすぎて、
内容に間違いがないように注意しましょう。
見積書ポイント③：安易な価格・納期設定をしない
見積書の内容を認めてもらえて受注が決まると
基本的に内容の変更は難しくなります。
価格については損益分岐点に
何％か上乗せして、余裕をもった設定にしましょう。
納期についても守れなかったり、
納期を守るために自分自身がとても厳しい
作業スピードで対応しなければならい、
などとならないように余裕をとっておきましょう。
見積書ポイント④：送付方法
送付方法に決まりはありませんが、
可能であれば自ら足を運んで、直接渡す方が良いです。
直接渡すことで相手の反応を確認することができ、
見積内容の調整にもつながるので受注に繋がりやすくなります。
データで送信をする場合には
相手が編集できない「PDF」データにして
送付することで、偽造防止になります。
見積書ポイント⑤：有効期限の設定
法律上、有効期限の記載は義務ではありませんが、
有効期限がない場合、何年かあとになっても
商品やサービスを提供しなければなりません。
価格変動がある商品もありますので、
有効期限を設定しておきましょう。
期間については2週間～6ヶ月で設定することが一般的です。
また、有効期限を設定することで、
相手方の決断を後押しして、契約を促す効果もあります。
見積書ポイント⑥：印鑑
印鑑の押印は法律上義務ではありません。
しかし、印鑑があることで信頼や安心感を
もってもらうことができますので、
可能であれば押印すると良いでしょう。
また、印鑑を押印することで
文書偽造などのトラブル防止にもなります。
印鑑の種類についても決まりはありませんが、
実印や銀行印を押すことは印鑑複製防止の為
避けたいですし、シャチハタやゴム印は印影がでやすくなります。
したがって、
個人事業の認印の役割がある角印を押すことをおススメします。
まとめ：見積書の書き方を理解して個人事業の仕事を勝取ろう!!
見積書について説明させて頂きました。
個人事業主の見積書のポイントは次の内容になります。
・見積書に必要な項目漏れがないようにする
・自分に合ったフォーマットを用意して作成する。
・見積書を取り交わしておくことで、情報の共有、トラブル防止になる。
・事前ヒアリング、提出スピード、価格・納期設定、送付方法、有効期限、印鑑に注意する
これらのポイントに注意してお客様の要望に
応えた見積書を提出し、受注が多く取れる
個人事業を推進していきましょう!!
本ブログではその他書類の作り方や
個人事業を運営する上での書類の提出について
ご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
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個人事業主の覚えておきたい必要な取引書類【取引の流れとあわせて解説】
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